Rund um die EU-KI-Verordnung kursieren viele Aussagen. Manche klingen dramatisch: Pflichtschulungen, Zertifikate, hohe Bußgelder. Für kleine Betriebe, die ChatGPT, Claude oder Copilot im Büro nutzen, lohnt sich ein nüchterner Blick. Hier erklären wir, was Art. 4 verlangt, was nicht und wie Sie das mit wenig Aufwand sinnvoll angehen.

Worum es in der KI-Verordnung geht

Die KI-Verordnung der EU (Verordnung (EU) 2024/1689) regelt den Einsatz von künstlicher Intelligenz. Sie ist seit August 2024 in Kraft, ihre Regeln gelten gestaffelt. Der größte Teil betrifft Anbieter von KI-Systemen und bestimmte Einsatzbereiche mit hohem Risiko, etwa in Medizinprodukten oder bei Entscheidungen über Bewerbungen.

Für die meisten kleinen Betriebe ist ein Artikel besonders relevant: Art. 4 zur KI-Kompetenz. Er gilt seit dem 2. Februar 2025.

Wer ist betroffen?

Art. 4 richtet sich an Anbieter und an Betreiber von KI-Systemen. Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich nutzt. Wenn Ihr Team im Betrieb mit ChatGPT Texte schreibt oder Copilot in Outlook nutzt, sind Sie in diesem Sinn Betreiber. Rein private Nutzung fällt nicht darunter.

Was Art. 4 verlangt

Im Kern verlangt Art. 4, dass Betriebe Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden und anderer Personen, die in ihrem Auftrag mit KI arbeiten, zu fördern. Dabei sollen Vorwissen, Erfahrung und der Einsatzzweck berücksichtigt werden.

Die Regel wurde 2026 mit dem sogenannten KI-Omnibus angepasst (Verordnung (EU) 2026/1744). Nach unserem Kenntnisstand gilt seitdem: Gefordert sind Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz. Ein bestimmtes Kompetenzniveau, ein Zertifikat oder ein festes Format schreibt die Verordnung nicht vor.

Was „Maßnahmen“ konkret sind, entscheiden Sie selbst. Möglich sind zum Beispiel:

  • eine kurze interne Einweisung
  • eine Schulung, vor Ort oder online
  • Selbstlernmaterial oder Videos
  • eine schriftliche KI-Richtlinie mit klaren Regeln
  • ein fester Ansprechpartner für Fragen

Entscheidend ist, dass die Maßnahmen zu Ihrem Betrieb passen. Ein Team, das KI nur für E-Mail-Entwürfe nutzt, braucht etwas anderes als ein Betrieb, der KI in Abläufe mit Kundendaten einbaut.

Gibt es Bußgelder?

Für Art. 4 gibt es nach dem deutschen Durchführungsgesetz zur KI-Verordnung (KI-MIG) kein eigenes Bußgeld. Das heißt aber nicht, dass KI-Kompetenz egal ist. Datenschutzrecht, Arbeitsrecht und allgemeine Sorgfaltspflichten gelten unabhängig davon weiter. Wenn ein Mitarbeiter Kundendaten in ein privates KI-Konto kopiert, ist das vor allem ein Datenschutzproblem.

Was nicht stimmt

Einige Aussagen hören wir immer wieder. Sie stimmen so nicht:

  • „Jeder Mitarbeitende braucht ein KI-Zertifikat.“ Ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben.
  • „Die Schulung muss mindestens X Stunden dauern.“ Eine Mindestdauer gibt es nicht.
  • „Bei Verstößen gegen Art. 4 drohen hohe Bußgelder.“ Ein eigenes Bußgeld für Art. 4 gibt es nach dem KI-MIG nicht.
  • „Das betrifft uns nicht, wir sind zu klein.“ Art. 4 hat keine Größengrenze. Er gilt auch für kleine Betriebe, die KI beruflich nutzen.

Sinnvoll vorgehen: eine kurze Checkliste

Unabhängig von der Rechtslage ist es vernünftig, dass Ihr Team weiß, was es mit KI tut. Fünf Schritte helfen:

  1. Bestandsaufnahme: Wer im Betrieb nutzt welche KI-Werkzeuge? Offiziell und inoffiziell? Eine einfache Liste reicht.
  2. Regeln festlegen: Welche Werkzeuge sind erlaubt? Was darf nie in die KI? Wer prüft Ergebnisse? Das gehört in eine kurze KI-Richtlinie.
  3. Wissen vermitteln: Passend zum Einsatz. Für die meisten Teams heißt das: Was kann KI, wo irrt sie, wie schreibe ich gute Anweisungen, welche Daten sind tabu?
  4. Dokumentieren: Halten Sie fest, wer wann welche Maßnahme bekommen hat. Das muss nicht aufwendig sein. Eine Liste mit Datum und Inhalt genügt in vielen Fällen.
  5. Auffrischen: Werkzeuge ändern sich schnell. Planen Sie eine kurze Auffrischung ein, wenn neue Werkzeuge dazukommen oder neue Leute anfangen.

Und Art. 50?

Neben Art. 4 gibt es in der Verordnung Transparenzpflichten (Art. 50). Sie betreffen bestimmte Fälle, etwa wenn Menschen direkt mit einem KI-System sprechen, zum Beispiel einem Chatbot auf der Website, oder wenn täuschend echte Bilder, Videos oder Stimmen (Deepfakes) erzeugt werden. Wenn Sie so etwas planen, lohnt es sich, den aktuellen Stand und die Fristen gezielt prüfen zu lassen.

Fazit

Art. 4 ist kein Grund zur Panik. Er verlangt, dass Betriebe die KI-Kompetenz ihrer Leute fördern, und lässt offen, wie. Für einen kleinen Betrieb heißt das in der Praxis: wissen, wer welche KI nutzt, klare Regeln aufschreiben, das Team passend einweisen und das kurz dokumentieren. Das ist mit überschaubarem Aufwand machbar und hilft im Alltag ohnehin, weil Ihr Team dann bessere Ergebnisse bekommt und weniger Fehler mit Daten macht.

Für verbindliche Auskünfte zu Ihrem Fall wenden Sie sich bitte an Ihre Rechtsberatung oder Ihren Datenschutzbeauftragten. Den Wortlaut der Verordnung finden Sie im Amtsblatt der EU auf EUR-Lex.

Wie wir helfen können

Wenn Sie Ihr Team ohnehin fit für KI machen wollen, gibt es verschiedene Wege. Eine Schulung ist einer davon, aber nicht der einzige. Bei uns finden Sie:

Und wenn Sie erst einmal sortieren wollen, was für Sie sinnvoll ist: Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch. 30 Minuten, unverbindlich.

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